Sử dụng MA TRẬN SWOT để “BIẾT MÌNH – BIẾT NGƯỜI”

Sử dụng MA TRẬN SWOT để “BIẾT MÌNH – BIẾT NGƯỜI”

Tác giả: Coach Thomas Lương Ngọc Trung – Firm IQS ActionCOACH

Là một doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn muốn biết doanh nghiệp của mình từ trong ra ngoài để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Một phân tích SWOT là một công cụ tuyệt vời giúp bạn dễ dàng hơn để suy nghĩ thấu đáo mọi khía cạnh kinh doanh của bạn: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các thách thức. Vấn đề không phải là lập danh sách mà sử dụng danh sách đó để giúp bạn bắt đầu suy nghĩ về những gì bạn có thể làm để khuếch đại điểm mạnh và cơ hội của mình và giảm thiểu rủi ro liên quan đến điểm yếu và mối đe dọa đối với doanh nghiệp của bạn.

Nên mời những người khác tham gia vào quy trình SWOT của bạn, cố vấn cho doanh nghiệp, Coach, đối tác và team của bạn. Là người sáng lập hoặc chủ sở hữu, bạn có thể biết nhiều về doanh nghiệp của bạn hơn bất kỳ ai khác. Nhưng càng sâu, bạn càng có nhiều điểm mù. Đưa người khác chia sẻ quan điểm của họ là một cách tốt để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì quan trọng để bạn có thể đưa ra một kế hoạch chiến lược thực sự hiệu quả.

CÁCH THỰC HIỆN

1. Sử dụng khung ma trận SWOT và STICKY NOTE

Một phân tích SWOT thường được hoàn thành bằng cách sử dụng một mẫu bốn ô vuông Ma trận. Có một ô cho một trong 4 yếu tố: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Mỗi người tham gia đưa ra ý kiến bằng cách viết ra Sticky note. Dán chúng vào ô tương ứng. Thảo luận từng ý, chọn giữ những ý trung thực nhất.

2. Làm chung với các bên liên quan, cố vấn, Business Coach, đối tác và team của bạn

Chúng ta làm phân tích SWOT vì một số lý do khác nhau. Có thể bạn đang cùng nhau lên kế hoạch cho tăng trưởng chiến lược hoặc mở rộng quy mô công ty của bạn một cách nhanh chóng. Có lẽ bạn muốn đưa SWOT vào kế hoạch kinh doanh mà bạn đang cùng nhau tìm kiếm nguồn tài trợ. Hoặc có thể bạn đã gặp quá nhiều bất ngờ gần đây và bạn cần giúp công ty tập trung hiểu công ty của mình. Dù lý do của bạn là gì, hãy suy nghĩ về việc xem lại SWOT của bạn với Coach, cố vấn kinh doanh cố vấn chiến lược, đối tác và team của bạn mỗi 90 ngày. Một cách tiếp cận là thực hiện toàn bộ phân tích SWOT của bạn trong một tuần, thực hiện một bước mỗi ngày. Bạn có thể làm toàn bộ trong một hoặc hai giờ, nhưng có lẽ bạn sẽ học được nhiều hơn nếu bạn dành thời gian để thực sự suy nghĩ sâu sắc về từng khía cạnh.

CÁCH XÁC ĐỊNH ĐIỂM MẠNH CỦA BẠN

1. VIẾT CÁC Ý TƯỞNG RA CÁC STICKY NOTE

1.1- Bạn sẽ yêu cầu mỗi người chia sẻ quan điểm của họ về thế mạnh của công ty bạn.

1.2- Hãy chắc chắn viết chúng xuống, mỗi tờ sticky note chỉ một ý duy nhất.

1.3- Dán các tờ sticky note vào ô “ ĐIỂM MẠNH”

2. SUY NGHĨ VỀ CÁC LOẠI THẾ MẠNH KHÁC NHAU

Trước khi bạn bắt đầu liệt kê các điểm mạnh của doanh nghiệp, hãy xác định các tham số một chút. Điểm mạnh là các yếu tố tích cực, nội bộ. Có nghĩa là chúng đang thực sự tồn tại trong doanh nghiệp của bạn, nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Hãy nghĩ về kinh nghiệm và tài nguyên có sẵn cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một vài loại điểm mạnh để suy nghĩ:

2.1- Nguồn tài chính như dòng doanh thu, đầu tư, thu nhập đa dạng và tài trợ.

2.2- Tài sản vật chất như các tòa nhà và thiết bị.

2.3- Sở hữu trí tuệ bao gồm bằng sáng chế, bản quyền và thương hiệu.

2.4- Nhân lực như nhân viên, tình nguyện viên, cố vấn, v.v.

2.5- Nhân sự chính, hoặc các thành viên quan trọng nhất trong nhóm của bạn.

2.6- Chương trình phát triển nguồn nhân lực giúp nhân viên của bạn vượt trội.

2.7- Quy trình làm việc của công ty, quy trình làm việc và cách mọi thứ được thực hiện.

2.8- Văn hóa công ty, hoặc các giá trị và môi trường làm việc mà công ty bạn đã tạo ra.

2.9- Danh tiếng của công ty, có thể bao gồm đánh giá, kinh doanh lâu năm.

2.10- Vị thế cạnh tranh – doanh nghiệp của bạn đã có thế mạnh trên thị trường.

3. ĐẶT CÂU HỎI VỀ ĐIỂM MẠNH

Hãy nhớ rằng, bạn chỉ tìm kiếm điểm mạnh ở đây, hãy cố gắng tránh nghiêng về phần cơ hội, hoặc nói về những điều bên ngoài có thể có lợi cho doanh nghiệp của bạn, như xu hướng mới nổi trong một lĩnh vực làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phù hợp hơn.

Câu hỏi tổng quan:

3.1- Doanh nghiệp của bạn đang làm gì tốt?

3.2- Bạn làm gì mà đối thủ của bạn không thể?

3.3- Tại sao khách hàng đến với bạn hoặc ở lại với bạn?

Tài chính:

3.4- Bạn có loại nguồn tài chính nào?

3.5- Doanh thu của bạn có đa dạng không?

3.6- Những loại, cơ hội đầu tư nào bạn có cho tương lai?

3.7- Dòng tiền của bạn thế nào?

3.8- Bạn đang đáp ứng dự báo bán hàng của bạn?

Vật lý:

3.9- Bạn có loại tài sản nào?

3.10- Những lợi ích của không gian và tòa nhà của công ty bạn là gì?

3.11- Bạn sở hữu loại thiết bị nào?

Trí tuệ:

3.12- Những loại tài sản trí tuệ nào bạn có trong doanh nghiệp của bạn? Liệt kê các nhãn hiệu, bằng sáng chế, v.v.

Nguồn nhân lực:

3.13- Ai là người chơi chính (core team) trong công ty của bạn?

3.14- Bạn có gì để thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu?

3.15- Chất lượng, qui mô nhân sự của bạn thế nào?

3.16- Những loại cơ hội phát triển bản thân nào bạn cung cấp?

Quy trình làm việc của công ty:

3.17- Những loại quy trình nào bạn đang có làm cho công ty của bạn hiệu quả?

3.18- Bạn đã có thể tiết kiệm thời gian hoặc tài nguyên với một công cụ hoặc phương pháp mới chưa?

3.19- Kinh nghiệm làm việc nhóm?

Văn hóa công ty:

3.20- Công ty của bạn đã tạo ra văn hóa làm việc như thế nào?

3.21- Làm thế nào là giá trị văn hoá công ty của bạn được truyền cho khách hàng và đội ngũ của bạn?

Danh tiếng công ty:

3.22- Làm thế nào để khách hàng hoặc cộng đồng của bạn biết đến công ty của bạn?

3.23- Làm thế nào bạn đạt được danh tiếng của bạn?

3.24- Tỷ lệ rời khách hàng rời bỏ bạn là bao nhiêu?

3.25- Giá trị trung bình trọn đời của khách hàng là bao nhiêu?

Vị thế cạnh tranh:

3.26- Công ty của bạn có một lợi thế trên thị trường mà đối thủ cạnh tranh của bạn không có (USB)?

3.27- Bạn có kế hoạch gì để cải thiện vị thế thị trường của mình?

Tiềm năng tăng trưởng:

3.28- Bạn có kế hoạch gì cho sự phát triển?

3.29- Bạn có tiềm năng phát triển trong một số lĩnh vực nhất định mà đối thủ cạnh tranh của bạn không hoặc khó làm được?

3.30- Lý do chính bạn có thể phát triển là gì?

4. NGUYÊN TẮC TPT KHI LÀM SWOT

4.1- Trung thực. Nếu bạn không trung thực trong quá trình này, toàn bộ phân tích sẽ không có hiệu quả.

4.2- Phản hồi. Khi bạn đang động não những điểm mạnh, hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi của họ. Bạn có thể không đồng ý về một số điểm mạnh, nhưng tốt nhất là tiếp nhận chân thành.

4.3- Tập Trung. Bạn muốn nghe nhiều quan điểm, nhưng khi bạn có nhiều người có ý kiến, thời gian không thể đủ để dông dài. Hãy giữ cho nhóm sự tập trung thảo luận các ý kiến cốt lõi và giữ chúng lại trên ô “ĐIỂM MẠNH”

Tác giả: Coach Thomas Lương Ngọc Trung – Firm IQS ActionCOACH

———————————

Firm IQS ActionCOACH Việt Nam
📥 Lầu 8, toà nhà ACM, 96 Cao Thắng, P. 4, Q. 3
☎️ Hotline: 091 975 8585
📩 info@actioncoach-iqs.com